Les documents d’états des lieux d’entrée et de sortie est un document légal qui fait preuve de l’état d’un local locatif et du fonctionnement des équipements qui le composent. L’état des lieux et des différents éléments du local constitue une obligation légale. Les documents d’état des lieux doivent alors être précis et rédigés soigneusement.
Etat des lieux bail commercial : Leurs finalités
Définition
Par opposition à la location meublée classique, l’état des lieux d’entrée et de sortie de locaux commerciaux est une étape obligatoire avant de pouvoir passer à l’établissement d’un contrat de bail. Cette obligation fut imposée par les lois Alur et Pinel qui exigent que cette formalité soit effectuée par le locataire et le bailleur au moment de la signature et à la cessation du contrat de location commercial.
L’usage des documents d’état des lieux bail commercial
Il existe deux types de documents d’état des lieux :
- L’état des lieux d’entrée, rédigé avant l’entrée dans les lieux du locataire, attestant de l’état du mobilier, du local et des équipements présents avant l’arrivée du locataire ;
- L’état des lieux de sortie, rédigé après la remise de clés au propriétaire-bailleur, permettant d’examiner le local pour savoir s’il est conforme à l’état des lieux d’entrée. Le cas échéant, le locataire devra effectuer des travaux de restauration.
La responsabilité de restauration du locataire peut être écartée dans les cas :
- D’usures ou vétustés ;
- D’absence d’état des lieux de sortie ;
- D’absence de preuves de dégradations.
De ce fait, au moment de quitter le local, le bailleur peut réclamer un dédommagement par retenue de dépôt de garantie si le local n’est pas conforme aux informations citées dans l’état des lieux d’entrée. Le dépôt de garantie est une caution facilitant la prise en charge, en cas d’impayés, du paiement des loyers et des charges locatives du locataire. Pour pouvoir toucher à cette caution, le bailleur devra apporter la preuve que le locataire est l’auteur des dégradations dans le logement. A défaut de preuves tangibles ou d’établissement d’un état des lieux de sortie, le locataire peut légalement nier toute responsabilité. Les réparations ne peuvent donc être imputables ou retenues sur sa caution.
Etat des lieux bail commercial : La rédaction du document
Les états des lieux d’entrée et de sortie d’un bail commercial est à rédiger avant toute signature du bail commercial et lors de la cession de ce dernier. L’ état des lieux bail commercial rassemble alors toutes les informations sur l’état du local loué, pièce par pièce, et permet de faire l’inventaire des équipements présents :
- Plafonds ;
- Murs ;
- Fenêtres ;
- Compteurs ;
- Appareils électriques ;
- Etc.
Un état des lieux contradictoire est la formalité selon laquelle les deux parties se doivent d’être présentes. Aucune tierce partie (huissier, etc) ne doit ainsi prendre part à la signature du bail, permettant ainsi d’éviter tout conflit entre le bailleur et le locataire.
Rédiger un état des lieux bail commercial : Les points à ne pas oublier
Il est à savoir que la rédaction des documents d’état des lieux bail commercial constitue une obligation légale, notamment pour les contrats de bail dérogatoires et les contrats de bail de moins de 3 ans, depuis la mise en place de la loi Pinel.
Pour que les états des lieux puissent être conformes aux yeux de la loi, sa rédaction doit se faire soigneusement. Le locataire, en présence du bailleur, doit donc impérativement :
- Détailler parfaitement l’état des lieux pour éviter tous conflits et litiges au moment de la conclusion du bail commercial ;
- Entretenir une bonne relation avec le bailleur pour faciliter la conciliation ou la restitution à l’amiable du logement ;
- Apporter des preuves visuelles (images ou vidéos) de l’état du logement.
